Elke ondernemer weet dat de loonkosten een belangrijke, zo niet de belangrijkste kost is in zijn begroting. Om de loonkosten onder controle te houden is goed budgetteren belangrijk. U dient daarbij niet alleen rekening te houden met de brutolonen maar ook met het vakantiegeld, de dertiende maand, de extra legale voordelen en de verborgen kosten. Al deze elementen samen bepalen uw loonkost. Vanzelfsprekend is het belangrijk deze kosten te beheersen. Een goede kennis van de fiscale, sociale en parafiscale wetgeving daarbij is onontbeerlijk.
De overheid ontwikkelde verschillende mogelijkheden om werkgelegenheid te ondersteunen en te stimuleren. U krijgt als ondernemer belastingvoordelen en kortingen op uw sociale zekerheidsbijdragen indien u gebruik maakt van deze mogelijkheden. We geven u hieronder de belangrijkste overheidsmaatregelen waarvan u gebruik kunt maken.
2. Fiscale gunstmaatregel systeemvaart
Specifiek voor de binnenscheepvaart: vanaf 1/1/2019 werd de systeemvaart erkend als een vorm van ploegenarbeid met hieraan gekoppeld de gedeeltelijke vrijstelling van doorstortingsverplichting van bedrijfsvoorheffing.
De binnenscheepvaart is een sector die gekenmerkt wordt door een variërende arbeidstijd. Daar komt nog bij dat een binnenschip zich internationaal verplaatst waardoor het personeel niet alleen werkt aan boord, maar ook haar woning op het schip heeft. Deze werkomstandigheden hebben ertoe geleid dat mensen op de binnenscheepvaart vragende partij werden om een systeem in het leven te roepen waarbij een periode aan boord verbleven wordt, gevolgd door een periode waarbij men van boord afging en compensatie genoot voor meer gepresteerde uren tijdens de periode aan boord. De continuïteit en de voorafgaandelijk planning van dit wisselende systeem moet ertoe leiden dat men verhouding tussen het sociale leven van de werknemer en het werk kan verbeteren en plannen.
Omwille van deze specifieke werkomstandigheden die kenmerkend zijn voor de systeemvaart werd de bestaande gunstmaatregel, de gedeeltelijke vrijstelling bedrijfsvoorheffing voor nacht- en ploegenarbeid, uitgebreid tot de systeemvaart sinds 1 januari 2019 (Wet van 23 maart 2019). Deze ondernemingen konden vroeger immers niet genieten van deze gunstmaatregel.
Om te kunnen genieten van deze fiscale gunstmaatregel moeten de volgende voorwaarden vervuld zijn:
· De werknemer is tewerkgesteld onder paritair comité van binnenscheepvaart (PC nr. 139), met uitzondering van sleepdienstactiviteit;
· De werknemer is actief in de systeemvaart. Onder systeemvaart wordt begrepen “een regime waarin werknemers, die evenveel rustdagen als arbeidsdagen hebben, worden tewerkgesteld overeenkomstig de CAO van 28 juni 2022 (ter vervanging van de CAO van 3 oktober 2012) met betrekking tot het invoeren van een regime van systeemvaart en waarbij de periode aan boord niet meer bedraagt dan 30 opeenvolgende dagen”.
· De werknemers ontvangen een premie van 18,5% bovenop het basisloon;
· De werknemer moet minstens 1/3de van zijn werktijd in een regime van systeemvaart tewerkgesteld zijn. Deze voorwaarde moet voldaan zijn in de maand waarin de vrijstelling wordt toegepast.
De werkgever die aan deze voorwaarden voldoet geniet de gedeeltelijke vrijstelling van doorstorting van bedrijfsvoorheffing van 22,8% van het belastbare loon berekend op het totaal van de belastbare bezoldigingen van al de betrokken werknemers samen, met uitzondering van de belastbare bezoldigingen van de werknemers die niet voldoen aan de vermelde voorwaarden. De vrijstelling geldt niet voor het vakantiegeld, de eindejaarspremie en de achterstallige bezoldigingen.
Bijvoorbeeld: het belastbare loon voor 3 werknemers bedroeg in de maand januari 14.000 €. De werkgever die aan de voorwaarden voldoet geniet de gedeeltelijke vrijstelling van doorstorting van bedrijfsvoorheffing voor een bedrag van 3.192 €.
Deze maatregel wordt aangemerkt als ‘staatssteun’ verleend binnen de grenzen van de Europese algemene de-minimisverordening. Om te controleren of de grenzen van de de-minimisverordening niet worden overschreden (voor de-minimissteun geldt dat over een periode van drie jaar tot 300.000 € aan steun mag worden verleend), heeft de wetgever de toekenning van de vrijstelling afhankelijk gemaakt van de indiening van een verklaring die dit bevestigt en die ten laatste binnen de 2 werkdagen na de indiening van de negatieve aangifte moet worden overgemaakt (per email) aan het Documentatiecentrum dat bevoegd is voor de onderneming.
3. 'Taxshift’ en RSZ-verminderingen bij aanwerving van bepaalde personeelsleden (doelgroepverminderingen)
Met de zogenaamde "taxshift" werden de verschuldigde patronale bijdragen voor de sociale zekerheid sterk verlaagd. Dit gebeurt in een aantal stappen waarbij:
- het basistarief verschuldigd voor de sociale zekerheid verlaagd werd van 32,40% naar 25% vanaf 1/1/2019;
- de structurele vermindering wordt aangepast en vereenvoudigd zodat enkel nog de werknemer met een laag loon in aanmerking zullen komen voor de vermindering.
Bij de instroom van nieuwe medewerkers moeten we ervoor zorgen dat er voldoende kandidaten zijn met de vereiste competenties We moeten bij aanwervingen ook meer gebruik maken van de bestaande kanalen (VDAB, Syntra, Duaal leren, IBO…) en middelen (RSZ-kortingen).
Doelgroepvermindering is een RSZ-lastenverlaging voor werkgevers gericht op specifieke groepen, vaak met een grotere afstand tot de arbeidsmarkt, onder meer:
- Eerste aanwervingen (federaal): deze doelgroepvermindering wordt toegekend aan nieuwe werkgevers gedurende een aantal kwartalen voor maximaal 6 werknemers. Bij de aanwerving van een eerste werknemer vóór 1 januari 2021, geniet de werkgever voor onbepaalde duur van deze doelgroepvermindering
- Oudere werknemers (regionaal): het bedrag van deze doelgroepvermindering hangt af van de leeftijd van de werknemer Bovendien is deze maatregel verschillend per regio (Vlaanderen, Wallonië, Brussel en de Duitstalige Gemeenschap)
- Jonge werknemers, midden- en laaggeschoolden en leerlingen - alternerende opleidingen. Bovendien is deze maatregel verschillend per regio (Vlaanderen, Wallonië, Brussel en de Duitstalige Gemeenschap)
- …
Voor meer gedetailleerde informatie verwijzen we naar de Richtlijnen voor de werkgevers, te consulteren via de website www.socialsecurity.be of uw sociaal secretariaat.
4. Optimalisering van de loonkosten door de ontwikkeling van een loonplan.
Bedrijfsvoorheffing en sociale zekerheidsbijdragen moeten betaald worden om onze welvaart, onze economische infrastructuur en onze sociale zekerheid op peil te houden. Maar door een verstandig loonplan te ontwikkelen kan je wel de loonkosten op een zodanige wijze optimaliseren, zodat je maar de belastingen en de sociale bijdragen betaald die je ook echt moet betalen en dus niet te veel betaald.
Totale loonkost: van het brutoloon van de werknemer moet bedrijfsvoorheffing en sociale zekerheidsbijdragen (13.07%) betaald worden. Wat overblijft is zijn nettoloon. Als werkgever betaalt u bovenop dit brutoloon ook een bijdrage aan de sociale zekerheid de zogezegde patronale RSZ- bijdragen (ongeveer 25% op het brutoloon). Al deze bedragen samen vormen de bruto loonkost.
Vakantiegeld en dertiende maand: maak als beginnende ondernemer nooit de fout ervan uit te gaan dat uw loonkost de totale loonkost is vermenigvuldigd met 12 maanden. Er komt zo wie zo nog vakantiegeld bij en in veel gevallen ook een eindejaarspremie of dertiende maand.
Extralegale voordelen: de werkgever kan ook voordelen aan zijn werknemer(s) toekennen die al dan niet onderworpen zijn aan sociale bijdragen. Al die voordelen zijn gekoppeld aan wettelijke voorwaarden. Een volledige lijst van alle voordelen vindt u in de Administratieve instructies van de Rijksdienst voor sociale zekerheid via de website www.socialsecurity.be.
Sommige voordelen zijn echter geen loon, maar er zijn wel bijzondere bijdragen op verschuldigd. Het bekendste voorbeeld daarvan is een bedrijfswagen die de werknemer mag gebruiken voor privédoeleinden en/of voor het woon-werkverkeer.
Onkosten die de werknemer moet maken en die door de werkgever worden betaald (bijvoorbeeld telefoon- en verplaatsingskosten), zijn geen loon maar kosten eigen aan de werkgever.
Verborgen loonkosten zijn bijvoorbeeld de leveringskosten van maaltijdscheques, de kosten voor de diensten voor preventie, de ongevallenverzekering, ...
